In bestimmten Fällen macht es Sinn für die Events eine Organisationspauschale anzusetzen, die jeder Teilnehmer zu zahlen hat. Diese Pauschale kann beispielsweise Raummiete, Getränke und Zahlungsgebühren beinhalten.

Eine Abrechnung über einen Zahlungsanbieter kann durchaus vorteilhaft sein – u.a. automatische Rechnungsstellung für Teilnehmer ohne Ihr Zutun, keine Kontrolle zu Zahlungseingängen ist nötig. Ich verwende dazu XING Events. Auch ein externer Dienstleister wie Digistore24 kann genutzt werden, wobei dann zu berücksichtigen ist, dass zwei Teilnehmerlisten zu führen sind, wobei Abweichungen in den Anmeldungen entstehen können.

Zu beachten sind fällige Gebühren, die am besten in den zu zahlenden Betrag durch den Teilnehmer integriert sind. Dazu gehören bei XING Events: je Anmeldung 0,99 € pro Teilnehmer plus 2,95% der Teilnehmergebühr sowie eine Gebühr für die Zahlungsabwicklung mit 2,95% der Teilnehmergebühr. Mögliche Zahlungsmethoden bei XING Events für die Teilnehmer in über 25 Währungen sind Kreditkarte (inkl. Kreditkartengebühren), PayPal, Vorauskasse, Rechnung.